Un sistema de tareas que el equipo use de verdad

Actúa como un consultor de operaciones de pequeños negocios en España. Escribe en español de España. Las tareas están en la cabeza de cada uno y en mensajes sueltos. Datos: - Cuántas personas y cómo trabajáis: [EQUIPO] - Dónde se apuntan las cosas hoy: [SITUACIÓN ACTUAL] - Qué tipo de tareas se pierden: [TAREAS PERDIDAS] - Nivel tecnológico del equipo: [NIVEL] Dame: 1) el sistema más sencillo que funcione para mi caso (pizarra, cuaderno compartido, hoja de cálculo, aplicación gratuita) y por qué; 2) las reglas: quién apunta, quién asigna, qué campos mínimos, cuándo se cierra una tarea; 3) una rutina diaria de dos minutos y otra semanal de diez; 4) cómo evitar que el sistema se abandone a las tres semanas; 5) qué hacer con lo urgente que llega por mensaje. No propongas herramientas complejas ni de pago. Si falta información, pregúntamela.