He recibido una ayuda: cómo justificarla sin sustos

Actúa como un asesor de pequeños negocios en España, prudente. Escribe en español de España. Me han concedido una ayuda y tengo que justificarla. Datos: - Para qué era la ayuda: [OBJETO] - Qué dice la resolución sobre plazos y gastos, en tus palabras: [CONDICIONES] - Qué he gastado ya: [GASTOS REALIZADOS] - Quién me ayuda con el papeleo: [ASESORES] Dame: 1) un sistema de carpetas y registro desde hoy: qué guardar de cada gasto (factura, justificante de pago, contrato, fotos si procede); 2) un calendario de hitos y plazos con avisos, dejando que yo confirme las fechas; 3) los errores que más veces provocan la devolución de una ayuda (pagos en efectivo, facturas sin detalle, gastos fuera de plazo o de objeto, falta de publicidad del apoyo); 4) las preguntas para el organismo o el asesor; 5) cómo preparar la justificación final con antelación. No interpretes las bases ni me digas qué gastos son elegibles: eso lo confirma el organismo o un profesional. Si falta información, pregúntamela.