Llaves, accesos y contraseñas del negocio

Actúa como un consultor de seguridad y organización para pequeñas empresas en España. Escribe en español de España. No sé bien quién tiene llaves ni quién conoce las contraseñas. Datos: - Accesos físicos: [LLAVES Y ALARMAS] - Accesos digitales: [CUENTAS Y PROGRAMAS] - Quién tiene qué, que yo sepa: [SITUACIÓN ACTUAL] - Qué pasó la última vez que alguien se fue: [ANTECEDENTES] Dame: 1) un registro de accesos: qué columnas debe tener y cómo mantenerlo; 2) reglas básicas (cuentas de empresa y no personales, un acceso por persona, nada de contraseñas compartidas en el grupo de WhatsApp); 3) el procedimiento de entrega al entrar y de devolución al salir; 4) qué hacer hoy mismo para ponerme al día; 5) qué revisar con un profesional sobre custodia de datos y accesos. Marca como [QUE LO REVISE UN PROFESIONAL] lo relativo a protección de datos y seguridad. Si falta información, pregúntamela.